只有供應商能持續生產符合要求的產品，低報價才有意義。設立四道審核關卡：規格、身分與能力、具生產代表性的品質證據，以及受控試單。
操作框架為編輯建議。所有計算範例均為假設，並非客戶成果。具體交易的法律、稅務與安全要求，請與合格專業人士確認。
1. 向所有供應商發送同一份規格
發出有版本號的詢價文件。供應商須標明每項要求為符合、不符合或需要釐清。比較價格前先解決例外事項。
- 列明材料等級、圖面、公差、測試方法、包裝、所需文件、訂購量與指定交貨地點。
- 將必要要求與偏好分開。關鍵安全或法規要求未通過，不能以更低價格抵銷。
2. 核實製造、銷售及收款主體
核對合約主體、生產地點與擬收款方。不能僅因對方是中間商就判定其不合適，但必須明確品質與交付責任。
- 透過相關官方登記系統核實註冊情況，確認認證機構、範圍、地點及有效期，不要只接受一個認證標誌。
- 索取生產流程、瓶頸設備、產能證據與外包製程資訊。透過既有可靠聯絡人，獨立核實變更的銀行收款指示。
3. 驗證生產證據，而不只是展示樣品
ASQ 指出，抽樣可用於推論批次情況，但偏差、不精確與不一致會影響結論。特意挑選的完美樣品無法證明量產品質穩定。
來源： ASQ：抽樣與抽樣誤差
- 按書面驗收標準核准具生產代表性的樣品，記錄量測值、方法、批次識別及檢驗人員。
- 與合格檢驗人員約定批次定義、隨機抽樣方法及缺陷類別。抽檢通過不代表每件產品都沒有缺陷。
4. 只為通過必要審核的供應商評分
通過必要審核後，用書面評分表比較品質、交付可靠性與總成本。在看到報價前確定權重，避免為最便宜的方案找理由。
- 安排數量有限的試單，約定檢驗與出貨節點。擴大採購量前，記錄缺陷、延誤與矯正措施。
計算範例
假設評分表：品質 40%、交付 35%、總成本 25%。三項分別得 4、3、5 分，滿分 5 分，加權結果為 3.90 分。這些權重只是起步範例，並非產業基準。