कम कोटेशन तभी उपयोगी है जब आपूर्तिकर्ता नियमित रूप से सही उत्पाद बना सके। स्वीकृति के चार चरण रखें: विनिर्देश, पहचान और क्षमता, वास्तविक उत्पादन का प्रतिनिधित्व करने वाले गुणवत्ता प्रमाण, और अंत में नियंत्रित परीक्षण ऑर्डर।
व्यावहारिक ढाँचे संपादकीय सुझाव हैं। सभी गणना उदाहरण काल्पनिक हैं और ग्राहक परिणाम नहीं हैं। लेनदेन से जुड़ी कानूनी, कर और सुरक्षा आवश्यकताओं की पुष्टि योग्य पेशेवर से करें।
1. सभी बोलीदाताओं को एक ही विनिर्देश भेजें
संस्करण संख्या के साथ कोटेशन अनुरोध जारी करें। आपूर्तिकर्ता को हर आवश्यकता के लिए बताना चाहिए कि वह पूरी होती है, पूरी नहीं होती या उसे स्पष्टीकरण चाहिए। कीमतों की तुलना से पहले अपवादों को सुलझाएँ।
- सामग्री का ग्रेड, ड्रॉइंग, टॉलरेंस, परीक्षण विधि, पैकेजिंग, आवश्यक दस्तावेज़, ऑर्डर की मात्रा और निर्दिष्ट डिलीवरी स्थान शामिल करें।
- अनिवार्य आवश्यकताओं को प्राथमिकताओं से अलग रखें। कम कीमत सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण या नियामक आवश्यकता पूरी न होने की भरपाई नहीं कर सकती।
2. निर्माता, विक्रेता और भुगतान प्राप्तकर्ता की पुष्टि करें
अनुबंध पक्ष, निर्माण स्थल और प्रस्तावित भुगतान प्राप्तकर्ता का मिलान करें। मध्यस्थ अपने आप अनुपयुक्त नहीं होता, लेकिन गुणवत्ता और डिलीवरी की जिम्मेदारी स्पष्ट होनी चाहिए।
- संबंधित आधिकारिक रजिस्टर से पंजीकरण सत्यापित करें। केवल लोगो स्वीकार करने के बजाय प्रमाणपत्र जारीकर्ता, दायरा, स्थल और समाप्ति की तारीख की पुष्टि करें।
- उत्पादन प्रक्रिया, क्षमता सीमित करने वाली मशीनों, उत्पादन क्षमता के प्रमाण और बाहर कराए जाने वाले कामों की जानकारी माँगें। बैंक संबंधी निर्देश बदलने पर पहले से ज्ञात संपर्क के माध्यम से उनकी स्वतंत्र पुष्टि करें।
3. केवल शोरूम के नमूने नहीं, वास्तविक उत्पादन के प्रमाण जाँचें
ASQ बताता है कि नमूना परीक्षण से पूरे लॉट के बारे में निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं, लेकिन पक्षपात, अशुद्धता और असंगति इन निष्कर्षों को कमजोर कर सकते हैं। चुनकर दिया गया उत्तम नमूना लगातार अच्छी उत्पादन गुणवत्ता का प्रमाण नहीं है।
स्रोत: ASQ: नमूना परीक्षण और उसकी त्रुटियाँ
- लिखित स्वीकृति मानदंडों के आधार पर वास्तविक उत्पादन का प्रतिनिधित्व करने वाला नमूना मंजूर करें। माप, परीक्षण विधि, लॉट की पहचान और निरीक्षक का नाम दर्ज करें।
- योग्य निरीक्षक के साथ लॉट की परिभाषा, यादृच्छिक नमूना लेने की विधि और दोषों की श्रेणियाँ तय करें। नमूना परीक्षण में पास होना हर इकाई के दोषरहित होने की गारंटी नहीं है।
4. अनिवार्य जाँच पूरी करने वाले आपूर्तिकर्ताओं को ही अंक दें
अनिवार्य जाँच पूरी होने के बाद लिखित स्कोरकार्ड से गुणवत्ता, डिलीवरी की विश्वसनीयता और कुल लागत की तुलना करें। कोटेशन देखने से पहले प्रत्येक मानदंड का भार तय करें, ताकि सबसे सस्ते प्रस्ताव को बाद में उचित ठहराने से बचा जा सके।
- तय निरीक्षण और शिपमेंट चरणों के साथ सीमित परीक्षण ऑर्डर दें। ऑर्डर की मात्रा बढ़ाने से पहले दोष, देरी और सुधारात्मक कार्रवाइयाँ दर्ज करें।
गणना उदाहरण
काल्पनिक स्कोरकार्ड: गुणवत्ता 40%, डिलीवरी 35%, कुल लागत 25%। 5 में से क्रमशः 4, 3 और 5 अंक देने पर भारित परिणाम 5 में से 3.90 होता है। ये भार शुरुआती उदाहरण हैं, उद्योग मानक नहीं।