貨物離開前，建立統一證據檔案並作出放行決定。缺失審批應暫停發貨，而不是留到邊境再處理。
操作框架為編輯建議。所有計算例子均為假設，並非客戶成果。具體交易的法律、稅務與安全要求，請與合格專業人士確認。
準備文件清單
核對發票、裝箱單及運輸文件與實際貨物是否一致，在出貨前解決數量、描述及交易方資料差異。
- 按產品建立檔案，記錄技術描述、材料、用途、數量、交易方及證明文件。核對發票、裝箱單與運輸指示，為每項差異指定負責人，並保留修訂後的版本。
核實目的地要求
向目的地海關或合格報關專業人員確認商品分類、原產地、許可證及限制。具體要求取決於交易情況。
- WCO 建議企業向國家海關機構獲取歸類和關稅資訊。向相關主管機構或合格顧問確認目的地稅則、原產地證據、估價方式、許可和交易方篩查。
計算例子
假設暫停：裝箱單與發票的材料等級不一致。暫停放行，確認實際貨物並糾正所有相關文件。不要通過複製關稅較低的描述來掩蓋差異。
保留清晰的審計紀錄
集中保存核准紀錄、供應商證明及提交文件。不確定的情況應交由專業顧問審核；本指南不構成法律建議。
- 放行前記錄審批結果、審核人、日期及文件版本，重新核查變更後的目的地、貨物或交易方。WTO 貿易便利化涉及邊境手續，但不免除貨物適用的產品或海關要求。